Fatturazione elettronica per studi medici: la guida completa 2026
Con il D.Lgs. 81/2025, il quadro normativo della fatturazione elettronica nel settore sanitario è diventato definitivo. La regola non è più “tutti obbligati” né “tutti esclusi”: dipende da chi è il cliente. Per uno studio medico o un poliambulatorio che fattura a pazienti privati, ad aziende, a enti pubblici e a strutture convenzionate, capire esattamente quando emettere fattura elettronica e quando no è essenziale per evitare sanzioni e semplificare i processi amministrativi.
Il regime 2026: tre scenari distinti
La normativa distingue nettamente tre tipologie di clienti, con regole diverse per ciascuna.
Fattura a un paziente privato (B2C): la fattura elettronica è vietata
Per le prestazioni sanitarie erogate a persone fisiche — cioè i pazienti comuni — la fattura elettronica tramite Sistema di Interscambio (SdI) è espressamente vietata ai sensi del D.Lgs. 81/2025. Questo divieto si applica a tutti i soggetti tenuti all’invio dei dati al Sistema Tessera Sanitaria (STS) e, più in generale, a chi documenta prestazioni sanitarie verso persone fisiche.
La ragione del divieto è la tutela della riservatezza: una fattura elettronica che transita per il SdI potrebbe contenere informazioni sanitarie sensibili (la natura della prestazione svolta) accessibili dall’Agenzia delle Entrate. Il legislatore ha quindi scelto di mantenere il formato cartaceo o PDF non SDI per questo flusso.
In pratica: per le visite specialistiche, le prestazioni fisioterapiche, le sedute odontoiatriche o qualsiasi altra prestazione erogata al paziente persona fisica, si emette una fattura tradizionale — cartacea o PDF — senza passare per il SdI. L’obbligo di invio al STS rimane separato e indipendente.
Fattura a un’azienda o professionista (B2B): la fattura elettronica è obbligatoria
Se il cliente è una società, uno studio professionale o un qualsiasi altro soggetto con partita IVA, la fattura elettronica tramite SdI è obbligatoria come per tutti gli altri settori. Un medico che fattura una prestazione a un’azienda per una visita medico-competenza, un poliambulatorio che fattura a un’assicurazione per una perizia, uno studio che fattura a un’altra struttura per l’utilizzo di attrezzature: tutti questi casi rientrano nel regime B2B con FE obbligatoria.
Il formato è XML conforme alle specifiche dell’Agenzia delle Entrate (formato FatturaPA), inviato tramite SdI e recapitato al destinatario tramite il suo codice destinatario o la sua PEC.
Fattura alla Pubblica Amministrazione (PA): la fattura elettronica è obbligatoria
Le prestazioni fatturate ad enti della Pubblica Amministrazione — ASL, ospedali pubblici, comuni, enti previdenziali — seguono da anni il regime di fatturazione elettronica obbligatoria tramite SdI nel formato FatturaPA. Non ci sono novità su questo fronte: l’obbligo è vigente dal 2015 per le PA centrali e dal 2018 per quelle locali.
Il Sistema Tessera Sanitaria: obbligazione separata
Un malinteso frequente è pensare che la fattura elettronica e l’invio al Sistema Tessera Sanitaria siano la stessa cosa, o che l’uno sostituisca l’altro. Non è così.
La fattura elettronica è il documento fiscale trasmesso tramite SdI: per le prestazioni B2C sanitarie, è vietata.
Il Sistema Tessera Sanitaria (STS) è il sistema ministeriale a cui devono essere trasmessi i dati di spesa sanitaria dei pazienti, per consentire la precompilazione del 730. L’obbligo STS esiste indipendentemente dalla fattura elettronica e ha la propria scadenza annuale (31 gennaio dell’anno successivo).
In sintesi: per un paziente privato si emette una fattura tradizionale (non FE) e si trasmettono i dati al STS. Per un’azienda si emette la FE tramite SdI e non si trasmette al STS (le persone giuridiche non hanno diritto alla precompilazione).
Gli errori più comuni da evitare
Emettere FE per prestazioni a pazienti privati. Dal 2026 è un errore sanzionabile e una violazione della privacy del paziente.
Non emettere FE per prestazioni a soggetti con P.IVA. Un medico che fattura a un’azienda con fattura cartacea è inadempiente agli obblighi di FE.
Confondere i codici tipo documento. La fattura elettronica sanitaria per soggetti PA usa codici specifici che devono essere impostati correttamente nel software.
Non aggiornare le impostazioni del software a metà anno. Se il software gestionale non è aggiornato con il regime 2026, potrebbe proporre FE anche per i privati, invertendo correttamente la logica.
Come DBMedica gestisce la fatturazione elettronica
Separazione automatica B2C / B2B / PA
DBMedica gestisce automaticamente la distinzione tra i diversi regimi di fatturazione. Quando si crea una fattura per un paziente persona fisica, il gestionale emette la fattura nel formato tradizionale — senza proporre l’invio al SdI. Quando il cliente è un soggetto con partita IVA (un’azienda, un ente), DBMedica prepara automaticamente il tracciato XML FatturaPA e lo trasmette tramite l’integrazione diretta con il SdI.
Questo elimina la necessità di ricordare manualmente “per chi devo fare FE e per chi no”: il gestionale gestisce la logica basandosi sul tipo di cliente registrato in anagrafica.
Fatturazione elettronica B2B e PA nativa
L’invio al SdI è integrato nativamente in DBMedica: non è necessario esportare file XML e caricarli manualmente su portali esterni. La fattura viene inviata direttamente e lo stato di elaborazione (consegnata, notificata, scartata) è visibile dalla lista fatture. In caso di scarto, DBMedica mostra il motivo esatto dello scarto per permettere la correzione e il re-invio.
Calcolo automatico del bollo e dell’IVA
Le prestazioni sanitarie hanno regole specifiche per l’imposta di bollo (applicabile oltre i 77,47 euro) e per l’IVA (spesso esente per le prestazioni di diagnosi e cura). DBMedica calcola automaticamente questi importi in base alla configurazione della prestazione nel listino, eliminando uno dei principali motivi di errore nelle fatture sanitarie.
Sistema Tessera Sanitaria integrato
Per le fatture ai pazienti privati, DBMedica gestisce in parallelo l’invio al STS: selezione del periodo, verifica dei codici fiscali, trasmissione del lotto, monitoraggio degli esiti. Il modulo STS è integrato nella stessa piattaforma della fatturazione, senza necessità di esportazioni o software separati.
Un solo software per tutti i regimi di fatturazione
La complessità del regime 2026 — FE obbligatoria per B2B/PA, vietata per B2C, STS per i privati — richiede un gestionale che conosca le regole e le applichi automaticamente, senza delegare la distinzione all’operatore. Richiedi una demo gratuita di DBMedica per vedere come la fatturazione elettronica B2B/PA, le fatture tradizionali per i privati e l’invio al STS sono gestiti in un unico flusso integrato, senza rischi di errore e senza processi manuali.
