Il D.Lgs. n. 81/2025 e il DM 29/10/2025 hanno ridisegnato le modalità di trasmissione dei dati di spesa sanitaria al Sistema Tessera Sanitaria. Dal 2026 esiste una sola scadenza annuale, fissata al 31 gennaio dell’anno successivo a quello delle prestazioni. Per chi gestisce uno studio medico o un poliambulatorio privato, questo cambia il modo di pianificare la raccolta e l’invio dei dati per tutto l’anno.

Cosa cambia con il nuovo regime annuale

Fino al 2024, i professionisti sanitari e le strutture private erano tenuti a trasmettere al Sistema Tessera Sanitaria i dati delle spese sanitarie sostenute dai propri pazienti con cadenza semestrale: due finestre di invio all’anno, con scadenze ravvicinate che spesso coincidevano con i periodi di maggiore carico fiscale degli studi.

Il D.Lgs. n. 81/2025 (il cosiddetto “Decreto Correttivo”), attuato con il DM 29/10/2025, ha introdotto una semplificazione strutturale: dal 2025 in poi, esiste una sola scadenza annuale fissa.

I dati di spesa sanitaria relativi a un intero anno solare devono essere trasmessi entro il 31 gennaio dell’anno successivo. Nel caso in cui il 31 gennaio cada di sabato o domenica, la scadenza slitta al primo giorno lavorativo utile — come avvenuto per il 2026, quando il termine effettivo era il 2 febbraio 2026 per le spese del 2025.

Una novità ulteriore: gli operatori possono inviare i dati in modo progressivo durante tutto l’anno (invii parziali facoltativi), anziché attendere il mese di gennaio con un carico di dati accumulato nei dodici mesi precedenti.

Chi è interessato

Il regime di trasmissione annuale si applica a tutti i soggetti obbligati all’invio al Sistema TS:

Medici chirurghi e specialisti in libera professione
Odontoiatri e studi odontoiatrici privati
Poliambulatori e centri medici privati
Psicologi, fisioterapisti, logopedisti e altri professionisti sanitari
Strutture autorizzate all’erogazione di servizi sanitari

Sono esclusi dall’obbligo solo le prestazioni fatturate in regime di convenzione SSN (già gestite dal sistema pubblico) e le prestazioni esenti per legge.

Le scadenze da ricordare

Scadenza ordinaria: i dati di spesa sanitaria dell’anno in corso devono essere trasmessi al Sistema TS entro il 31 gennaio dell’anno successivo. Per il 2026 (spese sostenute nel 2026), la scadenza è il 2 febbraio 2027 (poiché il 31 gennaio 2027 cade di sabato).

Correzioni e integrazioni: eventuali rettifiche ai dati già inviati sono possibili entro circa dieci giorni dalla scadenza ordinaria (la data esatta viene comunicata ogni anno dal MEF sul portale del Sistema TS).

Cosa fare in pratica

Il passaggio a un regime annuale è una semplificazione burocratica, ma richiede una diversa organizzazione interna alla struttura sanitaria:

Non aspettare gennaio. L’accumulo di tutti i dati a fine anno è rischioso: aumenta la probabilità di errori, rende difficile recuperare anagrafica o dati di fatture emesse mesi prima, e comprime i tempi per correggere eventuali scarti. Adottare una routine di invio mensile o trimestrale — sfruttando la facoltà degli invii parziali — è la scelta più prudente.
Verificare che i Codici Fiscali siano corretti. Il Sistema TS scarta ogni documento con CF non valido o incongruente. La verifica dovrebbe avvenire al momento dell’accettazione del paziente, non a gennaio.
Controllare la gestione delle opposizioni. Il paziente ha il diritto di opporsi all’invio dei propri dati di spesa al Sistema TS. Questo diniego deve essere registrato sulla fattura e rispettato dall’invio. Una gestione approssimata di questo aspetto espone la struttura a sanzioni per violazione della privacy.
Riconciliare i dati prima dell’invio. Prima di trasmettere il lotto annuale, confrontare il totale delle fatture emesse con i dati presenti nel gestionale per escludere duplicati, fatture annullate o dati mancanti.
Conservare le ricevute di trasmissione. Il Sistema TS rilascia un esito per ogni invio. Questi file vanno archiviati per dimostrare l’adempimento in caso di verifica fiscale.

Come DBMedica ti aiuta con il Sistema TS

Organizzare la trasmissione annuale senza un gestionale strutturato significa gestire manualmente l’esportazione di mesi di fatture, verificare centinaia di Codici Fiscali e compilare file di testo nel formato richiesto dal portale ministeriale. Con un elevato rischio di errori e un costo in ore di lavoro della segreteria che tende a esplodere proprio nelle settimane più caotiche dell’anno.

DBMedica integra nativamente il modulo Sistema Tessera Sanitaria, che gestisce l’intero processo senza necessità di file esterni o operazioni manuali:

Gestione delle opposizioni nativa

Nell’anagrafica del paziente è possibile registrare la preferenza relativa all’invio al Sistema TS. Quando questa informazione è presente, DBMedica la riporta automaticamente sulla fattura (con la dicitura normativa prevista) e la esclude dal lotto di trasmissione. Nessun rischio di inviare dati di pazienti che si sono opposti.

Invio diretto dal gestionale

Accedendo alla sezione dedicata al Sistema TS, è possibile selezionare il periodo di riferimento (mese, trimestre o anno intero) e avviare la trasmissione con un singolo comando. DBMedica compila e invia il tracciato nel formato richiesto dal portale ministeriale, senza richiedere esportazioni manuali o interventi tecnici esterni.

Calcolo automatico di bollo e codici prestazione

Le prestazioni inserite a listino in DBMedica sono già categorizzate secondo le tipologie richieste dal Sistema TS. L’imposta di bollo virtuale viene calcolata automaticamente al momento dell’emissione della fattura. Questo elimina alla radice due delle cause più frequenti di scarto da parte del portale ministeriale.

Invii parziali durante l’anno

Con il nuovo regime annuale, la facoltà di trasmettere i dati in modo progressivo durante l’anno diventa uno strumento di controllo prezioso. DBMedica permette di lanciare trasmissioni parziali in qualsiasi momento, così da intercettare eventuali anomalie mese per mese anziché a ridosso della scadenza di gennaio.

Pianifica ora, senza stress a gennaio

Il cambiamento al regime annuale è una semplificazione normativa, ma richiede un cambio di abitudine operativa. Strutture che si affidano ancora a procedure manuali rischiano di arrivare al 31 gennaio con mesi di dati da riconciliare e scarse possibilità di correggere gli errori in tempo. Richiedi una demo gratuita di DBMedica per vedere come il modulo Sistema TS può trasformare un adempimento stressante in una routine automatica e sicura.

Con il D.Lgs. 81/2025, il quadro normativo della fatturazione elettronica nel settore sanitario è diventato definitivo. La regola non è più “tutti obbligati” né “tutti esclusi”: dipende da chi è il cliente. Per uno studio medico o un poliambulatorio che fattura a pazienti privati, ad aziende, a enti pubblici e a strutture convenzionate, capire esattamente quando emettere fattura elettronica e quando no è essenziale per evitare sanzioni e semplificare i processi amministrativi.

Il regime 2026: tre scenari distinti

La normativa distingue nettamente tre tipologie di clienti, con regole diverse per ciascuna.

Fattura a un paziente privato (B2C): la fattura elettronica è vietata

Per le prestazioni sanitarie erogate a persone fisiche — cioè i pazienti comuni — la fattura elettronica tramite Sistema di Interscambio (SdI) è espressamente vietata ai sensi del D.Lgs. 81/2025. Questo divieto si applica a tutti i soggetti tenuti all’invio dei dati al Sistema Tessera Sanitaria (STS) e, più in generale, a chi documenta prestazioni sanitarie verso persone fisiche.

La ragione del divieto è la tutela della riservatezza: una fattura elettronica che transita per il SdI potrebbe contenere informazioni sanitarie sensibili (la natura della prestazione svolta) accessibili dall’Agenzia delle Entrate. Il legislatore ha quindi scelto di mantenere il formato cartaceo o PDF non SDI per questo flusso.

In pratica: per le visite specialistiche, le prestazioni fisioterapiche, le sedute odontoiatriche o qualsiasi altra prestazione erogata al paziente persona fisica, si emette una fattura tradizionale — cartacea o PDF — senza passare per il SdI. L’obbligo di invio al STS rimane separato e indipendente.

Fattura a un’azienda o professionista (B2B): la fattura elettronica è obbligatoria

Se il cliente è una società, uno studio professionale o un qualsiasi altro soggetto con partita IVA, la fattura elettronica tramite SdI è obbligatoria come per tutti gli altri settori. Un medico che fattura una prestazione a un’azienda per una visita medico-competenza, un poliambulatorio che fattura a un’assicurazione per una perizia, uno studio che fattura a un’altra struttura per l’utilizzo di attrezzature: tutti questi casi rientrano nel regime B2B con FE obbligatoria.

Il formato è XML conforme alle specifiche dell’Agenzia delle Entrate (formato FatturaPA), inviato tramite SdI e recapitato al destinatario tramite il suo codice destinatario o la sua PEC.

Fattura alla Pubblica Amministrazione (PA): la fattura elettronica è obbligatoria

Le prestazioni fatturate ad enti della Pubblica Amministrazione — ASL, ospedali pubblici, comuni, enti previdenziali — seguono da anni il regime di fatturazione elettronica obbligatoria tramite SdI nel formato FatturaPA. Non ci sono novità su questo fronte: l’obbligo è vigente dal 2015 per le PA centrali e dal 2018 per quelle locali.

Il Sistema Tessera Sanitaria: obbligazione separata

Un malinteso frequente è pensare che la fattura elettronica e l’invio al Sistema Tessera Sanitaria siano la stessa cosa, o che l’uno sostituisca l’altro. Non è così.

La fattura elettronica è il documento fiscale trasmesso tramite SdI: per le prestazioni B2C sanitarie, è vietata.
Il Sistema Tessera Sanitaria (STS) è il sistema ministeriale a cui devono essere trasmessi i dati di spesa sanitaria dei pazienti, per consentire la precompilazione del 730. L’obbligo STS esiste indipendentemente dalla fattura elettronica e ha la propria scadenza annuale (31 gennaio dell’anno successivo).

In sintesi: per un paziente privato si emette una fattura tradizionale (non FE) e si trasmettono i dati al STS. Per un’azienda si emette la FE tramite SdI e non si trasmette al STS (le persone giuridiche non hanno diritto alla precompilazione).

Gli errori più comuni da evitare

Emettere FE per prestazioni a pazienti privati. Dal 2026 è un errore sanzionabile e una violazione della privacy del paziente.

Non emettere FE per prestazioni a soggetti con P.IVA. Un medico che fattura a un’azienda con fattura cartacea è inadempiente agli obblighi di FE.

Confondere i codici tipo documento. La fattura elettronica sanitaria per soggetti PA usa codici specifici che devono essere impostati correttamente nel software.

Non aggiornare le impostazioni del software a metà anno. Se il software gestionale non è aggiornato con il regime 2026, potrebbe proporre FE anche per i privati, invertendo correttamente la logica.

Come DBMedica gestisce la fatturazione elettronica

Separazione automatica B2C / B2B / PA

DBMedica gestisce automaticamente la distinzione tra i diversi regimi di fatturazione. Quando si crea una fattura per un paziente persona fisica, il gestionale emette la fattura nel formato tradizionale — senza proporre l’invio al SdI. Quando il cliente è un soggetto con partita IVA (un’azienda, un ente), DBMedica prepara automaticamente il tracciato XML FatturaPA e lo trasmette tramite l’integrazione diretta con il SdI.

Questo elimina la necessità di ricordare manualmente “per chi devo fare FE e per chi no”: il gestionale gestisce la logica basandosi sul tipo di cliente registrato in anagrafica.

Fatturazione elettronica B2B e PA nativa

L’invio al SdI è integrato nativamente in DBMedica: non è necessario esportare file XML e caricarli manualmente su portali esterni. La fattura viene inviata direttamente e lo stato di elaborazione (consegnata, notificata, scartata) è visibile dalla lista fatture. In caso di scarto, DBMedica mostra il motivo esatto dello scarto per permettere la correzione e il re-invio.

Calcolo automatico del bollo e dell’IVA

Le prestazioni sanitarie hanno regole specifiche per l’imposta di bollo (applicabile oltre i 77,47 euro) e per l’IVA (spesso esente per le prestazioni di diagnosi e cura). DBMedica calcola automaticamente questi importi in base alla configurazione della prestazione nel listino, eliminando uno dei principali motivi di errore nelle fatture sanitarie.

Sistema Tessera Sanitaria integrato

Per le fatture ai pazienti privati, DBMedica gestisce in parallelo l’invio al STS: selezione del periodo, verifica dei codici fiscali, trasmissione del lotto, monitoraggio degli esiti. Il modulo STS è integrato nella stessa piattaforma della fatturazione, senza necessità di esportazioni o software separati.

Un solo software per tutti i regimi di fatturazione

La complessità del regime 2026 — FE obbligatoria per B2B/PA, vietata per B2C, STS per i privati — richiede un gestionale che conosca le regole e le applichi automaticamente, senza delegare la distinzione all’operatore. Richiedi una demo gratuita di DBMedica per vedere come la fatturazione elettronica B2B/PA, le fatture tradizionali per i privati e l’invio al STS sono gestiti in un unico flusso integrato, senza rischi di errore e senza processi manuali.

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Sistema TS 2026: addio alle scadenze semestrali