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Un poliambulatorio moderno si avvale spesso di medici specialisti, terapisti e professionisti sanitari che collaborano come liberi professionisti. La gestione amministrativa dei loro compensi (le cosiddette “spettanze”) è uno dei colli di bottiglia più insidiosi per l’amministrazione della struttura.

Il problema del calcolo manuale

Ogni professionista può avere accordi economici diversi con la struttura:

• Percentuale sul fatturato totale delle prestazioni erogate.
• Percentuale calcolata al netto dei costi dei materiali consumabili (es. in odontoiatria).
• Importo fisso per specifica tipologia di prestazione.
• Compenso orario in base al tempo di permanenza in clinica.

Quando questi calcoli vengono effettuati a fine mese incrociando l’agenda cartacea (o digitale non integrata) con le fatture emesse e i registri dei pagamenti, il rischio di errore umano è altissimo.

Le conseguenze sono tipicamente due: incongruenze contabili che richiedono ore per essere sbrogliate, e perdita di fiducia da parte del professionista che rileva errori nel proprio resoconto mensile.

I requisiti di un sistema efficiente

Per abbandonare i complessi e fragili fogli Excel, una struttura medica ha bisogno di un processo che rispetti tre principi cardine:

1. Tracciabilità assoluta: Ogni prestazione erogata deve essere inequivocabilmente collegata al medico che l’ha eseguita e al documento fiscale (fattura) che la certifica.
2. Calcolo “by design”: Le regole di calcolo (percentuali o importi fissi) devono essere impostate una sola volta a monte, in modo che il sistema applichi automaticamente la matematica su ogni singola visita effettuata.
3. Rendicontazione trasparente: Alla fine del periodo (mese, trimestre), la segreteria deve poter generare un report chiaro, inequivocabile e pronto per essere consegnato al medico (e al commercialista) in pochi istanti.

La soluzione: Spettanze automatizzate con DBMedica

Se la tua struttura fatica a dedicare intere giornate al calcolo delle spettanze di fine mese, DBMedica offre una soluzione definitiva, integrando l’operatività medica direttamente con quella contabile.

• Configurazione flessibile degli accordi: All’interno dell’anagrafica di ogni medico collaboratore, DBMedica permette di definire con precisione chirurgica le regole di calcolo delle spettanze. Puoi impostare un compenso basato su percentuale, importo fisso (per singola prestazione) o un costo orario.
• Listini personalizzati: Se un medico percepisce il 50% su una prima visita ortopedica e un importo fisso di 30€ su un’infiltrazione, DBMedica memorizza queste eccezioni nei Listini Medici, applicandole in automatico durante la refertazione o la fatturazione. Nessun calcolo manuale richiesto.
• Il vincolo Prestazione-Medico: DBMedica risolve il problema all’origine garantendo che in agenda e in fattura le prestazioni siano sempre assegnate esplicitamente al professionista corretto. Questo approccio è vitale per le prestazioni complesse o multidisciplinari, evitando deduzioni ambigue che sballerebbero i calcoli.
• Report Produttività in 1 clic: Il cuore della soluzione sono i Report di DBMedica. Dalla sezione reportistica è possibile estrarre in tempo reale il “Resoconto Medici”, che calcola le spettanze basate sul fatturato effettivo filtrando incassi, abbonamenti e fatture di acconto. Per cliniche e centri strutturati in modo diverso, è disponibile anche il “Resoconto Prestazioni Appuntamenti”, che calcola le quote sulla base delle visite realmente effettuate in agenda, indipendentemente dal flusso di cassa.

Fai pace con i conteggi di fine mese e garantisci pagamenti corretti e puntuali ai tuoi professionisti. Il sistema avanzato di calcolo spettanze di DBMedica azzera gli errori manuali e ti restituisce tempo prezioso. Richiedi una demo gratuita per vedere i report in azione.