Il D.Lgs. n. 81/2025 e il DM 29/10/2025 hanno ridisegnato le modalità di trasmissione dei dati di spesa sanitaria al Sistema Tessera Sanitaria. Dal 2026 esiste una sola scadenza annuale, fissata al 31 gennaio dell’anno successivo a quello delle prestazioni. Per chi gestisce uno studio medico o un poliambulatorio privato, questo cambia il modo di pianificare la raccolta e l’invio dei dati per tutto l’anno.
Cosa cambia con il nuovo regime annuale
Fino al 2024, i professionisti sanitari e le strutture private erano tenuti a trasmettere al Sistema Tessera Sanitaria i dati delle spese sanitarie sostenute dai propri pazienti con cadenza semestrale: due finestre di invio all’anno, con scadenze ravvicinate che spesso coincidevano con i periodi di maggiore carico fiscale degli studi.
Il D.Lgs. n. 81/2025 (il cosiddetto “Decreto Correttivo”), attuato con il DM 29/10/2025, ha introdotto una semplificazione strutturale: dal 2025 in poi, esiste una sola scadenza annuale fissa.
I dati di spesa sanitaria relativi a un intero anno solare devono essere trasmessi entro il 31 gennaio dell’anno successivo. Nel caso in cui il 31 gennaio cada di sabato o domenica, la scadenza slitta al primo giorno lavorativo utile — come avvenuto per il 2026, quando il termine effettivo era il 2 febbraio 2026 per le spese del 2025.
Una novità ulteriore: gli operatori possono inviare i dati in modo progressivo durante tutto l’anno (invii parziali facoltativi), anziché attendere il mese di gennaio con un carico di dati accumulato nei dodici mesi precedenti.
Chi è interessato
Il regime di trasmissione annuale si applica a tutti i soggetti obbligati all’invio al Sistema TS:
Medici chirurghi e specialisti in libera professione
Odontoiatri e studi odontoiatrici privati
Poliambulatori e centri medici privati
Psicologi, fisioterapisti, logopedisti e altri professionisti sanitari
Strutture autorizzate all’erogazione di servizi sanitari
Sono esclusi dall’obbligo solo le prestazioni fatturate in regime di convenzione SSN (già gestite dal sistema pubblico) e le prestazioni esenti per legge.
Le scadenze da ricordare
Scadenza ordinaria: i dati di spesa sanitaria dell’anno in corso devono essere trasmessi al Sistema TS entro il 31 gennaio dell’anno successivo. Per il 2026 (spese sostenute nel 2026), la scadenza è il 2 febbraio 2027 (poiché il 31 gennaio 2027 cade di sabato).
Correzioni e integrazioni: eventuali rettifiche ai dati già inviati sono possibili entro circa dieci giorni dalla scadenza ordinaria (la data esatta viene comunicata ogni anno dal MEF sul portale del Sistema TS).
Cosa fare in pratica
Il passaggio a un regime annuale è una semplificazione burocratica, ma richiede una diversa organizzazione interna alla struttura sanitaria:
Non aspettare gennaio. L’accumulo di tutti i dati a fine anno è rischioso: aumenta la probabilità di errori, rende difficile recuperare anagrafica o dati di fatture emesse mesi prima, e comprime i tempi per correggere eventuali scarti. Adottare una routine di invio mensile o trimestrale — sfruttando la facoltà degli invii parziali — è la scelta più prudente.
Verificare che i Codici Fiscali siano corretti. Il Sistema TS scarta ogni documento con CF non valido o incongruente. La verifica dovrebbe avvenire al momento dell’accettazione del paziente, non a gennaio.
Controllare la gestione delle opposizioni. Il paziente ha il diritto di opporsi all’invio dei propri dati di spesa al Sistema TS. Questo diniego deve essere registrato sulla fattura e rispettato dall’invio. Una gestione approssimata di questo aspetto espone la struttura a sanzioni per violazione della privacy.
Riconciliare i dati prima dell’invio. Prima di trasmettere il lotto annuale, confrontare il totale delle fatture emesse con i dati presenti nel gestionale per escludere duplicati, fatture annullate o dati mancanti.
Conservare le ricevute di trasmissione. Il Sistema TS rilascia un esito per ogni invio. Questi file vanno archiviati per dimostrare l’adempimento in caso di verifica fiscale.
Come DBMedica ti aiuta con il Sistema TS
Organizzare la trasmissione annuale senza un gestionale strutturato significa gestire manualmente l’esportazione di mesi di fatture, verificare centinaia di Codici Fiscali e compilare file di testo nel formato richiesto dal portale ministeriale. Con un elevato rischio di errori e un costo in ore di lavoro della segreteria che tende a esplodere proprio nelle settimane più caotiche dell’anno.
DBMedica integra nativamente il modulo Sistema Tessera Sanitaria, che gestisce l’intero processo senza necessità di file esterni o operazioni manuali:
Gestione delle opposizioni nativa
Nell’anagrafica del paziente è possibile registrare la preferenza relativa all’invio al Sistema TS. Quando questa informazione è presente, DBMedica la riporta automaticamente sulla fattura (con la dicitura normativa prevista) e la esclude dal lotto di trasmissione. Nessun rischio di inviare dati di pazienti che si sono opposti.
Invio diretto dal gestionale
Accedendo alla sezione dedicata al Sistema TS, è possibile selezionare il periodo di riferimento (mese, trimestre o anno intero) e avviare la trasmissione con un singolo comando. DBMedica compila e invia il tracciato nel formato richiesto dal portale ministeriale, senza richiedere esportazioni manuali o interventi tecnici esterni.
Calcolo automatico di bollo e codici prestazione
Le prestazioni inserite a listino in DBMedica sono già categorizzate secondo le tipologie richieste dal Sistema TS. L’imposta di bollo virtuale viene calcolata automaticamente al momento dell’emissione della fattura. Questo elimina alla radice due delle cause più frequenti di scarto da parte del portale ministeriale.
Invii parziali durante l’anno
Con il nuovo regime annuale, la facoltà di trasmettere i dati in modo progressivo durante l’anno diventa uno strumento di controllo prezioso. DBMedica permette di lanciare trasmissioni parziali in qualsiasi momento, così da intercettare eventuali anomalie mese per mese anziché a ridosso della scadenza di gennaio.
Pianifica ora, senza stress a gennaio
Il cambiamento al regime annuale è una semplificazione normativa, ma richiede un cambio di abitudine operativa. Strutture che si affidano ancora a procedure manuali rischiano di arrivare al 31 gennaio con mesi di dati da riconciliare e scarse possibilità di correggere gli errori in tempo. Richiedi una demo gratuita di DBMedica per vedere come il modulo Sistema TS può trasformare un adempimento stressante in una routine automatica e sicura.
