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Sistema TS 2026: quando lo studio medico deve inviare le spese sanitarie (nuova scadenza annuale)

13 Gennaio 2026
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Da quest’anno, per le spese sanitarie da comunicare al Sistema Tessera Sanitaria, è cambiato il calendario: si trasmette una volta sola all’anno, non più due. Sembra una semplificazione — e in parte lo è — ma concentra tutto il lavoro su un’unica scadenza, e chi ci arriva senza aver controllato le fatture durante l’anno se ne accorge quando ormai è tardi. Vediamo qual è la nuova scadenza, chi deve inviare, e come evitare di arrivare a gennaio con dodici mesi di fatture da controllare tutte insieme. Se stai cercando lo strumento per tenere in ordine fatture e invii durante l’anno, guarda la fatturazione medica e Sistema TS di DBMedica.

Cosa è cambiato: dal semestre all’anno

Fino ai dati del 2024, chi emetteva fatture a un paziente doveva trasmetterle al Sistema TS due volte l’anno, con due finestre: una entro il 30 settembre per il primo semestre, una entro il 31 gennaio per il secondo. L’articolo 5 del D.Lgs. 12 giugno 2025, n. 81 (il correttivo della riforma fiscale) ha chiuso questo doppio appuntamento: a partire dai dati del 2025 la comunicazione è annuale, con un’unica scadenza al 31 gennaio dell’anno dopo. I riferimenti aggiornati sono pubblicati sulla pagina Normativa del Sistema Tessera Sanitaria, gestita dal Ministero dell’Economia e delle Finanze.

C’è anche una semplificazione pratica in più: non sei obbligato ad aspettare gennaio. Puoi trasmettere i dati durante l’anno, un mese o un trimestre alla volta, e arrivare alla scadenza con quasi tutto già inviato.

Le scadenze da segnare

  • Dati 2025: entro il 31 gennaio 2026, slittato al 2 febbraio 2026 perché il 31 cadeva di sabato.
  • Dati 2026: entro il 31 gennaio 2027, che slitta al 1° febbraio 2027 perché il 31 cade di domenica.
  • A regime: ogni anno i dati dell’anno precedente vanno inviati entro il 31 gennaio.

Chi deve inviare i dati e chi no

La comunicazione riguarda chi emette fatture per prestazioni sanitarie a un paziente: medici chirurghi e specialisti in libera professione, odontoiatri e studi odontoiatrici, poliambulatori e centri medici privati, psicologi, fisioterapisti e le altre professioni sanitarie, oltre alle strutture autorizzate. Attenzione a non confondere due piani distinti: l’obbligo di trasmettere i dati al Sistema TS è una cosa, la detraibilità o l’esenzione IVA della prestazione un’altra. Il fatto che una prestazione sia esente non basta di per sé a escluderla dall’invio. Restano invece fuori dalla comunicazione le prestazioni erogate direttamente in regime di convenzione con il SSN.

Cosa fare prima della scadenza

  • Non ridurti a gennaio. Un anno intero di dati da controllare in una settimana è la ricetta per gli errori. Inviare mese per mese, o a trimestri, spalma il lavoro e lascia il tempo di correggere.
  • Controlla i codici fiscali all’accettazione. Il Sistema TS scarta i documenti con codice fiscale non valido. Verificarlo quando il paziente arriva, e non a gennaio, evita di rincorrere le anagrafiche a scadenza.
  • Registra le opposizioni. Il paziente può opporsi all’invio dei suoi dati al Sistema TS. Il diniego va annotato e rispettato: quella spesa non si trasmette. Gestirlo a mano, fattura per fattura, è dove nascono gli errori.
  • Riconcilia prima di inviare. Confronta le fatture emesse con quello che stai per trasmettere, così non parte un duplicato o una fattura già annullata.
  • Conserva le ricevute di invio. Per ogni trasmissione il Sistema TS rilascia una ricevuta: tienila, è la prova dell’adempimento in caso di controllo.

Come DBMedica ti aiuta con l’invio al Sistema TS

La scadenza annuale toglie un appuntamento dal calendario, ma sposta il rischio: un anno intero di dati in un colpo solo. È qui che un gestionale fa la differenza tra spuntare l’adempimento in mezz’ora e passarci giorni. DBMedica è un software gestionale medico in cloud per studi e centri medici, che tiene insieme agenda, cartella clinica, fatturazione e invio al Sistema TS. Sui problemi qui sopra fa quattro cose concrete.

L’opposizione registrata sulla singola spesa

Quando un paziente si oppone all’invio di una sua spesa, registri l’opposizione sulla singola fattura: DBMedica la esclude dai dati da trasmettere. Non devi ricordartene documento per documento a gennaio.

L’invio quando vuoi, anche a mese o a trimestre

Selezioni il periodo — un mese, un trimestre o tutto l’anno — e le fatture idonee sono già pronte per la trasmissione: inserimento, variazione o cancellazione. L’invio lo confermi tu, ma senza ricomporre a mano il tracciato. Così puoi lavorare durante l’anno invece di ridurti alla scadenza.

Gli scarti non restano un mistero

Quando il Sistema TS scarta un documento, scarichi l’elenco degli errori, correggi la fattura e reinvii — invece di indovinare cosa non è andato. È la parte che, fatta a mano su un anno di dati, fa perdere le giornate.

Il bollo e i dati della fattura al posto giusto

La fattura nasce dalla prestazione registrata in agenda, con l’imposta di bollo calcolata in automatico secondo il regime del professionista: i documenti arrivano alla trasmissione già coerenti, non da sistemare uno per uno prima di inviarli.

Un adempimento all’anno, ma non da rimandare

Passare a una scadenza sola è una semplificazione solo se non ti riduci all’ultima settimana con l’intero anno da riconciliare. Tenere fatture, opposizioni e invii in ordine mese per mese è ciò che trasforma il 31 gennaio in una formalità. Guarda la fatturazione medica e Sistema TS di DBMedica e richiedi una demo gratuita: fatture dalla prestazione, gestione delle opposizioni, invio al Sistema TS e scarti sotto controllo, configurati sul tuo centro.

Domande Frequenti

Il Sistema TS è ancora semestrale nel 2026?

No. Dai dati del 2025 l’invio è annuale: le vecchie finestre del 30 settembre e del 31 gennaio sono sostituite da un’unica scadenza al 31 gennaio dell’anno successivo.

Entro quando vanno inviate le spese sanitarie del 2025?

Entro il 31 gennaio 2026, termine slittato al 2 febbraio 2026 perché il 31 gennaio cadeva di sabato.

Posso inviare i dati durante l'anno invece che a gennaio?

Sì. La comunicazione annuale non ti obbliga ad aspettare gennaio: puoi trasmettere in modo progressivo durante l’anno, un mese o un trimestre alla volta, e arrivare alla scadenza con i dati già inviati.

Cosa succede se un paziente si oppone all'invio?

La spesa non va trasmessa. L’opposizione va registrata e rispettata: quel documento resta fuori dai dati inviati al Sistema TS, pur restando una fattura regolare a ogni altro fine.

Un medico deve fare la fattura elettronica? Cosa cambia per lo studio nel 2026

8 Gennaio 2026
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«Un medico deve fare la fattura elettronica?» è la prima domanda che si apre quando in uno studio si parla di fatturazione. E la risposta non è un sì o un no secco: dipende da due cose insieme — a chi intesti la fattura e che tipo di prestazione stai fatturando. È proprio l’intreccio di questi due criteri a generare l’errore più comune, in entrambe le direzioni. Qui sotto vediamo, caso per caso, cosa cambia nel 2026 per uno studio o un centro medico privato e come mandare ogni fattura sul canale giusto.

Un medico deve fare la fattura elettronica? Dipende da chi paga e da che prestazione

La fattura elettronica via SDI è l’obbligo generale per i titolari di partita IVA dal 1° gennaio 2019. Per la sanità c’è una regola a parte, ma vale meno di quanto si pensa: non riguarda tutto ciò che fatturi al paziente, riguarda solo le prestazioni sanitarie. A decidere il canale sono due criteri insieme — a chi è intestata la fattura (una persona fisica, cioè il paziente, oppure un’azienda, un ente, la PA) e se la prestazione è sanitaria o no. Ecco i casi:

  • Prestazione sanitaria a un paziente (persona fisica): fattura elettronica vietata. Si emette una fattura non elettronica (cartacea o PDF) e la spesa si trasmette al Sistema Tessera Sanitaria.
  • Prestazione non sanitaria a un paziente (persona fisica): fattura elettronica dovuta, via SDI — è il caso B2C. Vale per ciò che non ha finalità di cura (un prodotto venduto, un servizio non sanitario). Qui non c’è invio al Sistema TS.
  • Fattura a un’azienda, un ente, un’assicurazione o la Pubblica Amministrazione: fattura elettronica obbligatoria in ogni caso, sanitaria o no, in formato XML FatturaPA via SDI.

Quando la fattura elettronica è vietata: le prestazioni ai pazienti

Per le prestazioni sanitarie verso persone fisiche l’emissione della fattura elettronica tramite SDI è vietata. La ragione è la tutela dei dati sanitari del paziente: sono dati particolari e non devono transitare dallo SDI. Il divieto nasce con l’articolo 10-bis del D.L. 23 ottobre 2018, n. 119 ed è stato per anni una misura temporanea, prorogata di volta in volta (l’ultima proroga arrivava fino al 31 marzo 2025). Con il D.Lgs. 12 giugno 2025, n. 81, il correttivo della riforma fiscale in vigore dal 13 giugno 2025, la temporaneità è stata eliminata: dal 2026 il divieto è definitivo, non più un termine da rinnovare ogni anno.

In pratica: per una prestazione sanitaria al paziente emetti una fattura non elettronica (cartacea o in PDF) e la spesa la comunichi al Sistema TS, che resta l’unico canale con cui il dato arriva all’Agenzia delle Entrate per il 730 precompilato. Per il dettaglio del perché e dei casi limite abbiamo un approfondimento sul divieto di fattura elettronica verso il paziente.

Quando invece va fatta anche al paziente: le prestazioni non sanitarie

Qui sta l’errore più diffuso: pensare che al paziente non vada mai la fattura elettronica. Non è così. Il divieto riguarda solo le prestazioni sanitarie. Se a una persona fisica fatturi qualcosa che non ha finalità di cura — la vendita di un prodotto, un servizio non sanitario — quella fattura segue la regola ordinaria e va emessa in fattura elettronica via SDI, come una normale fattura B2C. In quel caso non c’è invio al Sistema TS: al Sistema TS vanno solo le spese sanitarie. La condizione, per una fattura non sanitaria a una persona fisica, è che non lasci desumere lo stato di salute del paziente.

Quando la fattura elettronica è obbligatoria: aziende (B2B), enti e PA

Il divieto riguarda solo le prestazioni sanitarie rese al paziente. Quando la fattura è intestata a chi non è una persona fisica — un’azienda che paga la visita ai dipendenti, un’assicurazione, una convenzione, un ente, la Pubblica Amministrazione — la fattura elettronica è sempre obbligatoria, sanitaria o no. In questi casi il documento va prodotto in XML FatturaPA e inviato allo SDI, con l’imposta di bollo, la ritenuta d’acconto e la cassa previdenziale calcolate secondo il regime fiscale del professionista. È lo stesso studio, ma il canale cambia a seconda di chi ha in mano la fattura e di che prestazione è: sbagliarlo è l’errore più comune, in entrambi i sensi.

Attenzione: la fattura elettronica non è il Sistema TS

Sono due adempimenti distinti e vanno tenuti separati. La fattura elettronica è il documento fiscale che, quando serve, viaggia sullo SDI. L’invio al Sistema Tessera Sanitaria è la comunicazione delle spese sanitarie che alimenta il 730 precompilato del paziente. Il fatto che al paziente tu non faccia la fattura elettronica non ti esonera dall’invio al Sistema TS: anzi, proprio perché quel documento non passa dallo SDI, il Sistema TS è l’unica via con cui la spesa arriva all’Agenzia delle Entrate. Il Sistema TS ha le sue scadenze, oggi annuali; la fattura elettronica ha le sue regole di emissione. Confonderli è la seconda fonte di errori.

Come DBMedica ti aiuta a non sbagliare canale

Il punto pratico non è «fare la fattura elettronica»: è mandare ogni documento sul canale giusto senza doverci pensare ogni volta — e per la maggior parte degli studi il canale di tutti i giorni è il Sistema TS, dove finiscono le spese sanitarie dei pazienti. DBMedica è un software gestionale medico in cloud per studi e centri medici privati, che tiene insieme agenda, cartella clinica, fatturazione elettronica allo SDI e invio al Sistema TS. Sui problemi qui sopra fa quattro cose concrete.

Le spese dei pazienti al Sistema TS, senza arrivare col fiato corto

Per la maggior parte degli studi il canale quotidiano non è lo SDI, ma il Sistema TS: è lì che vanno le spese sanitarie dei pazienti. DBMedica prepara quelle spese e le trasmette al Sistema TS quando vuoi — mese per mese o a fine anno — con le opposizioni dei pazienti già escluse dai dati e gli scarti elencati uno per uno da correggere, invece di scoprirli tutti insieme sotto scadenza. È il punto in cui uno studio perde più tempo, ed è quello che ti togliamo di mezzo.

Il documento e il canale giusto per ogni caso

Per la prestazione sanitaria al paziente, DBMedica emette una fattura non elettronica e prepara la spesa per il Sistema TS. Per le fatture ad aziende, enti e assicurazioni — e per le prestazioni non sanitarie a una persona fisica — genera l’XML in formato FatturaPA per l’invio allo SDI. A guidare il caso sono l’intestatario e il tipo di prestazione che imposti, così a ciascuno corrisponde il documento giusto e non ti ritrovi a mandare allo SDI una spesa sanitaria che andava solo al Sistema TS, né a dimenticare la fattura elettronica dove invece serve.

La fattura elettronica pronta, l’invio lo confermi tu

Per le fatture ad aziende ed enti, DBMedica compone l’XML FatturaPA e calcola bollo virtuale, ritenuta d’acconto e cassa previdenziale secondo il regime del professionista. L’invio allo SDI lo confermi tu, e ne segui lo stato. Se preferisci, scarichi le fatture in XML e le fai inviare dal tuo commercialista: non sei legato al nostro invio.

La fattura nasce dalla prestazione, non da un secondo inserimento

La fattura, elettronica o no, parte dalla prestazione registrata in agenda, con il prezzo preso dal listino giusto per quel caso. Numerazione e sezionale sono impostati per sede e per medico. Così il documento arriva già coerente al momento dell’invio, invece di essere ricostruito a mano prima di spedirlo.

Due canali, un solo flusso

Per uno studio medico la fattura elettronica non è una regola sola ma un bivio a due criteri: vietata per le prestazioni sanitarie al paziente, dovuta negli altri casi — comprese le prestazioni non sanitarie al paziente e tutte le fatture ad aziende, enti e PA — con il Sistema TS che corre in parallelo per le sole spese sanitarie. Tenere queste strade su un flusso solo, che parte dalla prestazione, è ciò che evita gli errori più costosi. Guarda il gestionale per studio medico di DBMedica e richiedi una demo gratuita: fattura dalla prestazione, XML FatturaPA verso lo SDI, fatture e invio al Sistema TS per i pazienti, configurati sul tuo studio.

Domande Frequenti

Un medico deve fare la fattura elettronica ai pazienti?

Dipende dalla prestazione. Se è sanitaria, verso il paziente (persona fisica) la fattura elettronica tramite SDI è vietata, per la tutela dei dati sanitari: si emette una fattura non elettronica e si trasmette la spesa al Sistema Tessera Sanitaria. Se invece la prestazione non è sanitaria (un prodotto, un servizio senza finalità di cura), la fattura elettronica va emessa via SDI come una normale fattura B2C.

Quando è obbligatoria la fattura elettronica per uno studio medico?

Sempre quando la fattura è intestata a chi non è una persona fisica — un’azienda o altro titolare di partita IVA, un ente, un’assicurazione o la Pubblica Amministrazione — a prescindere dal tipo di prestazione. E anche verso un paziente quando la prestazione non è sanitaria. In tutti questi casi va emessa in XML FatturaPA e inviata allo SDI. È vietata solo per le prestazioni sanitarie rese a una persona fisica.

Il divieto per le prestazioni ai pazienti è ancora in vigore nel 2026?

Sì, ed è diventato definitivo. Prima era una misura temporanea prorogata ogni anno; il D.Lgs. 12 giugno 2025, n. 81 ha eliminato la temporaneità, quindi dal 2026 il divieto vale a regime, senza più un termine da rinnovare.

Se non faccio la fattura elettronica al paziente, devo comunque inviare al Sistema TS?

Sì. Sono due cose diverse: l’invio al Sistema Tessera Sanitaria resta obbligatorio anche quando la fattura al paziente non è elettronica. È il canale con cui la spesa arriva all’Agenzia delle Entrate per il 730 precompilato.

E se la stessa fattura ha sia prestazioni sanitarie sia altre voci?

Conta il documento, non la singola riga. Se una stessa fattura al paziente mette insieme una prestazione sanitaria e una voce non sanitaria, l’intera fattura non può passare dallo SDI: si emette cartacea o in PDF e i dati vanno al Sistema TS. Le voci non sanitarie possono viaggiare in fattura elettronica via SDI solo se le emetti su una fattura separata, e a patto che non lascino desumere lo stato di salute del paziente. I casi limite sono chiariti nella circolare 14/E del 17 giugno 2019 dell’Agenzia delle Entrate.

comunicare via email

Comunicare con i pazienti via email: guida per studi medici

30 Dicembre 2025
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L’email resta uno degli strumenti di comunicazione più sottovalutati negli studi medici. Mentre molte segreterie si concentrano su SMS e WhatsApp per i promemoria, l’email offre possibilità che gli altri canali non coprono: inviare referti e documenti, comunicare informazioni dettagliate prima di un esame, mantenere un rapporto continuativo senza il costo per messaggio degli SMS. Il problema è che la maggior parte degli studi non ha mai strutturato una strategia di comunicazione via email, e finisce per usarla in modo disordinato — o per non usarla affatto. In questa guida vediamo come farlo bene, dalla scelta del canale alla conformità.

Perché la comunicazione via email è ancora un problema

La comunicazione tra studio e paziente avviene tradizionalmente al telefono: la segreteria chiama per confermare gli appuntamenti, il paziente chiama per chiedere i risultati, il medico detta indicazioni post-visita che il paziente dimentica dieci minuti dopo. Questo modello ha costi nascosti:

  • La segreteria passa ore al telefono per comunicazioni che si potrebbero automatizzare: conferme, istruzioni pre-esame, invio documenti.
  • I referti vengono consegnati di persona o spediti, costringendo il paziente a tornare in studio per un foglio. Oppure inviati via email in modo improvvisato, senza curare la sicurezza né verificare il consenso.
  • Le informazioni pre e post-visita non vengono documentate. Il medico spiega a voce la preparazione a un esame, il paziente non ricorda tutto, e lo studio non ha traccia di cosa è stato comunicato.
  • Non c’è una logica tra i canali. Lo stesso messaggio viene inviato a volte via SMS, a volte via email, a volte dal WhatsApp personale del medico, senza criterio. Il risultato è confusione per il paziente e per lo studio.

Questi problemi valgono per ogni tipo di studio, dal medico singolo al poliambulatorio.

Come comunicare efficacemente con i pazienti via email

1. Assegnare a ogni canale il suo ruolo

Non tutti i messaggi sono uguali e non tutti i canali sono adatti a ogni situazione. Una regola pratica:

  • SMS: promemoria brevi e urgenti. Ideale per i reminder appuntamento (24-48 ore prima): poche righe con data, ora, luogo ed eventuale istruzione.
  • WhatsApp: comunicazioni semi-informali che richiedono una risposta rapida (una conferma, una domanda logistica). Va usato con cautela per i dati sanitari.
  • Email: comunicazioni strutturate, documenti allegati, informazioni dettagliate. È il canale giusto per referti, istruzioni pre-esame articolate, informative, fatture e tutto ciò che il paziente deve poter rileggere con calma.

In sintesi: l’SMS notifica, il WhatsApp dialoga, l’email documenta. Quando lo studio ha chiaro quale canale usare per quale scopo, la comunicazione diventa più efficiente per tutti.

2. Creare template riutilizzabili per le comunicazioni ricorrenti

La maggior parte delle email di uno studio ricade in poche categorie:

  • Invio referti e documenti: «In allegato trova il referto della visita del [data]. Per qualsiasi chiarimento, contatti lo studio».
  • Istruzioni pre-esame: «In vista dell’esame del [data], la preghiamo di seguire queste indicazioni…».
  • Conferma appuntamento: «Le confermiamo l’appuntamento per [prestazione] il [data] alle [ora]».
  • Comunicazioni organizzative: chiusure estive, cambi di orario, nuovi servizi.

Un template per ciascuna categoria evita di riscrivere ogni volta lo stesso messaggio, riduce gli errori e mantiene un tono coerente. Ogni template dovrebbe contenere l’intestazione con i dati dello studio, il corpo con i campi variabili (nome paziente, data, prestazione) e la firma con contatti e orari.

3. Rispettare il GDPR nelle email con dati sanitari

Le email che contengono dati sanitari — referti, diagnosi, prescrizioni — rientrano nei dati particolari secondo il GDPR (Regolamento UE 2016/679). Questo non vuol dire che non si possano inviare via email, ma che servono precauzioni specifiche:

  • Base giuridica e canale: le comunicazioni di cura (referti, conferme) poggiano sulla relazione di cura, con l’email indicata e accettata dal paziente; le comunicazioni promozionali richiedono invece il consenso specifico. In ogni caso la scelta va documentata e conservata.
  • Indirizzo verificato: l’email deve essere quella fornita dal paziente e registrata in anagrafica. Mai inviare dati sanitari a un indirizzo non confermato.
  • Allegati protetti: i referti con dati sensibili vanno inviati come PDF protetto da password, oppure resi disponibili tramite un portale in cui il paziente si autentica per scaricarli.
  • Oggetto generico: l’oggetto dell’email non deve contenere informazioni sanitarie. «Documentazione disponibile» va bene; il nome di un esame no.
  • Nessun dato clinico nel corpo: le informazioni cliniche stanno nell’allegato protetto o nel portale, non nel testo visibile in anteprima.

Queste precauzioni non sono solo obblighi normativi: sono buone pratiche che aumentano la fiducia del paziente nella serietà dello studio.

4. Usare un indirizzo email professionale e un server di invio dedicato

Inviare referti e comunicazioni da un indirizzo di posta gratuito personale trasmette poca professionalità e presenta rischi concreti: limiti di invio giornaliero, mittente non personalizzabile, messaggi che finiscono più facilmente nello spam. Lo studio dovrebbe avere un dominio email proprio (ad esempio segreteria@studiomedico.it), un server di invio configurato che migliora la consegnabilità, e un indirizzo di risposta monitorato dalla segreteria, perché i pazienti risponderanno. La configurazione richiede solo i parametri del server di posta (dominio, host ed eventuali credenziali).

5. Automatizzare le comunicazioni ripetitive

Conferme appuntamento, reminder, invio di documenti dopo la visita: sono comunicazioni che seguono uno schema prevedibile e si possono automatizzare. L’automazione non significa impersonalità — il messaggio può contenere nome del paziente, prestazione e dettagli — ma significa che la segreteria non compone e invia a mano decine di email al giorno. Servono due elementi: un gestionale che invia email integrato con anagrafica e agenda, e template precompilati che il sistema riempie con i dati del paziente e dell’appuntamento.

6. Evitare gli errori più comuni

  • Email massive senza segmentazione: una comunicazione su una nuova convenzione odontoiatrica non interessa i pazienti di fisioterapia. Inviare tutto a tutti genera disinteresse e disiscrizioni.
  • Non gestire gli indirizzi non validi: se un’email rimbalza, l’anagrafica va aggiornata. Continuare a inviare a indirizzi inesistenti peggiora la reputazione del mittente.
  • Usare l’email per le urgenze: non è un canale in tempo reale. Per un cambio d’orario dell’appuntamento di domani, meglio un SMS o una telefonata.
  • Dimenticare la disiscrizione: per le comunicazioni promozionali (nuovi servizi, campagne) il destinatario deve potersi disiscrivere facilmente. Per le comunicazioni operative (referto, conferma) non è necessaria.

Come DBMedica gestisce le comunicazioni email con i pazienti

DBMedica è un software gestionale medico in cloud per studi e ambulatori che centralizza le comunicazioni ai pazienti sugli stessi dati di anagrafica, agenda e cartelle. Aprire il client di posta, cercare l’indirizzo, allegare il documento giusto e compilare il testo a mano richiede tempo e introduce errori: ecco come il gestionale toglie questi passaggi.

Email dal dominio dello studio

DBMedica consente di configurare un server di invio dedicato (SMTP) dalle impostazioni: lo studio imposta il proprio dominio, le credenziali e l’indirizzo mittente, e tutte le email — referti, conferme, notifiche — partono dall’indirizzo professionale dello studio, non da un sistema terzo generico. Migliora la consegnabilità e rafforza l’identità dello studio.

Invio referti via email dalla cartella clinica

Quando il medico completa un referto, DBMedica permette di inviarlo al paziente via email con pochi clic, direttamente dalla cartella clinica: il documento è allegato in PDF e l’email usa i template configurati. Non serve aprire un programma di posta esterno né cercare l’indirizzo: il gestionale recupera tutto dall’anagrafica e dalla cartella. In alternativa, il referto è disponibile dal portale pazienti, dove il paziente accede con le proprie credenziali per consultarlo e scaricarlo in sicurezza.

Notifiche automatiche e reminder

DBMedica include notifiche automatiche configurabili per diversi eventi: conferma appuntamento, promemoria prima della visita, comunicazioni post-visita. Per ogni tipo di notifica lo studio sceglie il canale — email, SMS o entrambi — e personalizza il testo; i promemoria partono automaticamente con l’anticipo desiderato, senza intervento della segreteria. Dove serve, le comunicazioni possono raggiungere il paziente anche via WhatsApp, come canale complementare all’email.

Campagne email segmentate

Per le comunicazioni promozionali — nuovi servizi, nuove disponibilità, comunicazioni stagionali — DBMedica offre le campagne segmentate, con la possibilità di selezionare i destinatari per categoria, fascia di età o sede. Così si evita l’errore di inviare comunicazioni generiche a tutta l’anagrafica: lo studio indirizza il messaggio solo ai pazienti pertinenti.

Consensi GDPR integrati nell’anagrafica

La gestione dei consensi privacy è collegata all’anagrafica del paziente: lo studio configura le informative e i consensi — compreso quello all’invio di comunicazioni elettroniche — e il sistema traccia chi ha acconsentito e chi no. Quando si inviano email, il gestionale tiene conto dei consensi registrati, aiutando a restare in regola con la normativa sulla privacy.

Struttura le comunicazioni del tuo studio con gli strumenti giusti

Un sistema di comunicazione email ben organizzato riduce il carico della segreteria, migliora l’esperienza del paziente e aiuta a restare in regola col GDPR. Scopri come l’invio referti integrato, le notifiche automatiche e la gestione dei consensi lavorano insieme nel gestionale per studio medico di DBMedica e richiedi una demo gratuita: cambia il modo in cui il tuo studio comunica con i pazienti.

Domande Frequenti

Si possono inviare i referti via email?

Sì, con le dovute precauzioni: l’email indicata e accettata dal paziente, indirizzo verificato in anagrafica, allegato protetto (PDF con password) o disponibile da un portale con autenticazione, oggetto generico e nessun dato clinico nel corpo dell’email. Per i referti la base è la relazione di cura; il consenso specifico serve invece per le comunicazioni promozionali.

Quando conviene l'email rispetto a SMS o WhatsApp?

L’email è il canale giusto per ciò che il paziente deve rileggere con calma o conservare: referti, istruzioni pre-esame articolate, informative, fatture. L’SMS resta migliore per i promemoria brevi e urgenti; il WhatsApp per un breve scambio. In pratica: l’SMS notifica, il WhatsApp dialoga, l’email documenta.

Perché non usare un indirizzo di posta gratuito?

Un indirizzo gratuito personale ha limiti di invio, non permette di personalizzare il mittente e finisce più facilmente nello spam. Un dominio proprio con un server di invio dedicato migliora la consegna, rafforza l’identità dello studio e permette di tracciare le email inviate.

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