Sistema TS 2026: quando lo studio medico deve inviare le spese sanitarie (nuova scadenza annuale)
Da quest’anno, per le spese sanitarie da comunicare al Sistema Tessera Sanitaria, è cambiato il calendario: si trasmette una volta sola all’anno, non più due. Sembra una semplificazione — e in parte lo è — ma concentra tutto il lavoro su un’unica scadenza, e chi ci arriva senza aver controllato le fatture durante l’anno se ne accorge quando ormai è tardi. Vediamo qual è la nuova scadenza, chi deve inviare, e come evitare di arrivare a gennaio con dodici mesi di fatture da controllare tutte insieme. Se stai cercando lo strumento per tenere in ordine fatture e invii durante l’anno, guarda la fatturazione medica e Sistema TS di DBMedica.
Cosa è cambiato: dal semestre all’anno
Fino ai dati del 2024, chi emetteva fatture a un paziente doveva trasmetterle al Sistema TS due volte l’anno, con due finestre: una entro il 30 settembre per il primo semestre, una entro il 31 gennaio per il secondo. L’articolo 5 del D.Lgs. 12 giugno 2025, n. 81 (il correttivo della riforma fiscale) ha chiuso questo doppio appuntamento: a partire dai dati del 2025 la comunicazione è annuale, con un’unica scadenza al 31 gennaio dell’anno dopo. I riferimenti aggiornati sono pubblicati sulla pagina Normativa del Sistema Tessera Sanitaria, gestita dal Ministero dell’Economia e delle Finanze.
C’è anche una semplificazione pratica in più: non sei obbligato ad aspettare gennaio. Puoi trasmettere i dati durante l’anno, un mese o un trimestre alla volta, e arrivare alla scadenza con quasi tutto già inviato.
Le scadenze da segnare
Dati 2025: entro il 31 gennaio 2026, slittato al 2 febbraio 2026 perché il 31 cadeva di sabato.
Dati 2026: entro il 31 gennaio 2027, che slitta al 1° febbraio 2027 perché il 31 cade di domenica.
A regime: ogni anno i dati dell’anno precedente vanno inviati entro il 31 gennaio.
Chi deve inviare i dati e chi no
La comunicazione riguarda chi emette fatture per prestazioni sanitarie a un paziente: medici chirurghi e specialisti in libera professione, odontoiatri e studi odontoiatrici, poliambulatori e centri medici privati, psicologi, fisioterapisti e le altre professioni sanitarie, oltre alle strutture autorizzate. Attenzione a non confondere due piani distinti: l’obbligo di trasmettere i dati al Sistema TS è una cosa, la detraibilità o l’esenzione IVA della prestazione un’altra. Il fatto che una prestazione sia esente non basta di per sé a escluderla dall’invio. Restano invece fuori dalla comunicazione le prestazioni erogate direttamente in regime di convenzione con il SSN.
Cosa fare prima della scadenza
Non ridurti a gennaio. Un anno intero di dati da controllare in una settimana è la ricetta per gli errori. Inviare mese per mese, o a trimestri, spalma il lavoro e lascia il tempo di correggere.
Controlla i codici fiscali all’accettazione. Il Sistema TS scarta i documenti con codice fiscale non valido. Verificarlo quando il paziente arriva, e non a gennaio, evita di rincorrere le anagrafiche a scadenza.
Registra le opposizioni. Il paziente può opporsi all’invio dei suoi dati al Sistema TS. Il diniego va annotato e rispettato: quella spesa non si trasmette. Gestirlo a mano, fattura per fattura, è dove nascono gli errori.
Riconcilia prima di inviare. Confronta le fatture emesse con quello che stai per trasmettere, così non parte un duplicato o una fattura già annullata.
Conserva le ricevute di invio. Per ogni trasmissione il Sistema TS rilascia una ricevuta: tienila, è la prova dell’adempimento in caso di controllo.
Come DBMedica ti aiuta con l’invio al Sistema TS
La scadenza annuale toglie un appuntamento dal calendario, ma sposta il rischio: un anno intero di dati in un colpo solo. È qui che un gestionale fa la differenza tra spuntare l’adempimento in mezz’ora e passarci giorni. DBMedica è un software gestionale medico in cloud per studi e centri medici, che tiene insieme agenda, cartella clinica, fatturazione e invio al Sistema TS. Sui problemi qui sopra fa quattro cose concrete.
L’opposizione registrata sulla singola spesa
Quando un paziente si oppone all’invio di una sua spesa, registri l’opposizione sulla singola fattura: DBMedica la esclude dai dati da trasmettere. Non devi ricordartene documento per documento a gennaio.
L’invio quando vuoi, anche a mese o a trimestre
Selezioni il periodo — un mese, un trimestre o tutto l’anno — e le fatture idonee sono già pronte per la trasmissione: inserimento, variazione o cancellazione. L’invio lo confermi tu, ma senza ricomporre a mano il tracciato. Così puoi lavorare durante l’anno invece di ridurti alla scadenza.
Gli scarti non restano un mistero
Quando il Sistema TS scarta un documento, scarichi l’elenco degli errori, correggi la fattura e reinvii — invece di indovinare cosa non è andato. È la parte che, fatta a mano su un anno di dati, fa perdere le giornate.
Il bollo e i dati della fattura al posto giusto
La fattura nasce dalla prestazione registrata in agenda, con l’imposta di bollo calcolata in automatico secondo il regime del professionista: i documenti arrivano alla trasmissione già coerenti, non da sistemare uno per uno prima di inviarli.
Domande frequenti sulla scadenza del Sistema TS 2026
Il Sistema TS è ancora semestrale nel 2026?
No. Dai dati del 2025 l’invio è annuale: le vecchie finestre del 30 settembre e del 31 gennaio sono sostituite da un’unica scadenza al 31 gennaio dell’anno successivo.
Entro quando vanno inviate le spese sanitarie del 2025?
Entro il 31 gennaio 2026, termine slittato al 2 febbraio 2026 perché il 31 gennaio cadeva di sabato.
Posso inviare i dati durante l’anno invece che a gennaio?
Sì. La comunicazione annuale non ti obbliga ad aspettare gennaio: puoi trasmettere in modo progressivo durante l’anno, un mese o un trimestre alla volta, e arrivare alla scadenza con i dati già inviati.
Cosa succede se un paziente si oppone all’invio?
La spesa non va trasmessa. L’opposizione va registrata e rispettata: quel documento resta fuori dai dati inviati al Sistema TS, pur restando una fattura regolare a ogni altro fine.
Un adempimento all’anno, ma non da rimandare
Passare a una scadenza sola è una semplificazione solo se non ti riduci all’ultima settimana con l’intero anno da riconciliare. Tenere fatture, opposizioni e invii in ordine mese per mese è ciò che trasforma il 31 gennaio in una formalità. Guarda la fatturazione medica e Sistema TS di DBMedica e richiedi una demo gratuita: fatture dalla prestazione, gestione delle opposizioni, invio al Sistema TS e scarti sotto controllo, configurati sul tuo centro.
