Un medico deve fare la fattura elettronica? Cosa cambia per lo studio nel 2026

8 Gennaio 2026
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«Un medico deve fare la fattura elettronica?» è la prima domanda che si apre quando in uno studio si parla di fatturazione. E la risposta non è un sì o un no secco: dipende da due cose insieme — a chi intesti la fattura e che tipo di prestazione stai fatturando. È proprio l’intreccio di questi due criteri a generare l’errore più comune, in entrambe le direzioni. Qui sotto vediamo, caso per caso, cosa cambia nel 2026 per uno studio o un centro medico privato e come mandare ogni fattura sul canale giusto. Se cerchi lo strumento che tiene insieme i due mondi, guarda la fatturazione medica e Sistema TS di DBMedica.

Un medico deve fare la fattura elettronica? Dipende da chi paga e da che prestazione

La fattura elettronica via SDI è l’obbligo generale per i titolari di partita IVA dal 1° gennaio 2019. Per la sanità c’è una regola a parte, ma vale meno di quanto si pensa: non riguarda tutto ciò che fatturi al paziente, riguarda solo le prestazioni sanitarie. A decidere il canale sono due criteri insieme — a chi è intestata la fattura (una persona fisica, cioè il paziente, oppure un’azienda, un ente, la PA) e se la prestazione è sanitaria o no. Ecco i casi:

  • Prestazione sanitaria a un paziente (persona fisica): fattura elettronica vietata. Si emette una fattura non elettronica (cartacea o PDF) e la spesa si trasmette al Sistema Tessera Sanitaria.
  • Prestazione non sanitaria a un paziente (persona fisica): fattura elettronica dovuta, via SDI — è il caso B2C. Vale per ciò che non ha finalità di cura (un prodotto venduto, un servizio non sanitario). Qui non c’è invio al Sistema TS.
  • Fattura a un’azienda, un ente, un’assicurazione o la Pubblica Amministrazione: fattura elettronica obbligatoria in ogni caso, sanitaria o no, in formato XML FatturaPA via SDI.

Quando la fattura elettronica è vietata: le prestazioni ai pazienti

Per le prestazioni sanitarie verso persone fisiche l’emissione della fattura elettronica tramite SDI è vietata. La ragione è la tutela dei dati sanitari del paziente: sono dati particolari e non devono transitare dallo SDI. Il divieto nasce con l’articolo 10-bis del D.L. 23 ottobre 2018, n. 119 ed è stato per anni una misura temporanea, prorogata di volta in volta (l’ultima proroga arrivava fino al 31 marzo 2025). Con il D.Lgs. 12 giugno 2025, n. 81, il correttivo della riforma fiscale in vigore dal 13 giugno 2025, la temporaneità è stata eliminata: dal 2026 il divieto è definitivo, non più un termine da rinnovare ogni anno.

In pratica: per una prestazione sanitaria al paziente emetti una fattura non elettronica (cartacea o in PDF) e la spesa la comunichi al Sistema TS, che resta l’unico canale con cui il dato arriva all’Agenzia delle Entrate per il 730 precompilato. Il divieto riguarda chi è tenuto all’invio al Sistema TS e, più in generale, chi documenta una prestazione sanitaria a una persona fisica. Per il dettaglio del perché e dei casi limite abbiamo un approfondimento sul divieto di fattura elettronica verso il paziente.

Quando invece va fatta anche al paziente: le prestazioni non sanitarie

Qui sta l’errore più diffuso: pensare che al paziente non vada mai la fattura elettronica. Non è così. Il divieto riguarda solo le prestazioni sanitarie. Se a una persona fisica fatturi qualcosa che non ha finalità di cura — la vendita di un prodotto, un servizio non sanitario — quella fattura segue la regola ordinaria e va emessa in fattura elettronica via SDI, come una normale fattura B2C. In quel caso non c’è invio al Sistema TS: al Sistema TS vanno solo le spese sanitarie. La condizione, per una fattura non sanitaria a una persona fisica, è che non lasci desumere lo stato di salute del paziente.

Quando la fattura elettronica è obbligatoria: aziende (B2B), enti e PA

Il divieto riguarda solo le prestazioni sanitarie rese al paziente. Quando la fattura è intestata a chi non è una persona fisica — un’azienda che paga la visita ai dipendenti, un’assicurazione, una convenzione, un ente, la Pubblica Amministrazione — la fattura elettronica è sempre obbligatoria, sanitaria o no. In questi casi il documento va prodotto in XML FatturaPA e inviato allo SDI, con l’imposta di bollo, la ritenuta d’acconto e la cassa previdenziale calcolate secondo il regime fiscale del professionista. È lo stesso studio, ma il canale cambia a seconda di chi ha in mano la fattura e di che prestazione è: sbagliarlo è l’errore più comune, in entrambi i sensi.

Attenzione: la fattura elettronica non è il Sistema TS

Sono due adempimenti distinti e vanno tenuti separati. La fattura elettronica è il documento fiscale che, quando serve, viaggia sullo SDI. L’invio al Sistema Tessera Sanitaria è la comunicazione delle spese sanitarie che alimenta il 730 precompilato del paziente. Il fatto che al paziente tu non faccia la fattura elettronica non ti esonera dall’invio al Sistema TS: anzi, proprio perché quel documento non passa dallo SDI, il Sistema TS è l’unica via con cui la spesa arriva all’Agenzia delle Entrate. Il Sistema TS ha le sue scadenze, oggi annuali; la fattura elettronica ha le sue regole di emissione. Confonderli è la seconda fonte di errori.

Come DBMedica ti aiuta a non sbagliare canale

Il punto pratico non è «fare la fattura elettronica»: è mandare ogni documento sul canale giusto senza doverci pensare ogni volta — e per la maggior parte degli studi il canale di tutti i giorni è il Sistema TS, dove finiscono le spese sanitarie dei pazienti. DBMedica è un software gestionale medico in cloud per studi e centri medici privati, che tiene insieme agenda, cartella clinica, fatturazione elettronica allo SDI e invio al Sistema TS. Sui problemi qui sopra fa quattro cose concrete.

Le spese dei pazienti al Sistema TS, senza arrivare col fiato corto

Per la maggior parte degli studi il canale quotidiano non è lo SDI, ma il Sistema TS: è lì che vanno le spese sanitarie dei pazienti. DBMedica prepara quelle spese e le trasmette al Sistema TS quando vuoi — mese per mese o a fine anno — con le opposizioni dei pazienti già escluse dai dati e gli scarti elencati uno per uno da correggere, invece di scoprirli tutti insieme sotto scadenza. È il punto in cui uno studio perde più tempo, ed è quello che ti togliamo di mezzo.

Il documento e il canale giusto per ogni caso

Per la prestazione sanitaria al paziente, DBMedica emette una fattura non elettronica e prepara la spesa per il Sistema TS. Per le fatture ad aziende, enti e assicurazioni — e per le prestazioni non sanitarie a una persona fisica — genera l’XML in formato FatturaPA per l’invio allo SDI. A guidare il caso sono l’intestatario e il tipo di prestazione che imposti, così a ciascuno corrisponde il documento giusto e non ti ritrovi a mandare allo SDI una spesa sanitaria che andava solo al Sistema TS, né a dimenticare la fattura elettronica dove invece serve.

La fattura elettronica pronta, l’invio lo confermi tu

Per le fatture ad aziende ed enti, DBMedica compone l’XML FatturaPA e calcola bollo virtuale, ritenuta d’acconto e cassa previdenziale secondo il regime del professionista. L’invio allo SDI lo confermi tu, e ne segui lo stato — inviata, consegnata, scartata. Se preferisci, scarichi le fatture in XML e le fai inviare dal tuo commercialista: non sei legato al nostro invio.

La fattura nasce dalla prestazione, non da un secondo inserimento

La fattura, elettronica o no, parte dalla prestazione registrata in agenda, con il prezzo preso dal listino giusto per quel caso. Numerazione e sezionale sono impostati per sede e per medico. Così il documento arriva già coerente al momento dell’invio, invece di essere ricostruito a mano prima di spedirlo.

Domande frequenti sulla fattura elettronica nello studio medico

Un medico deve fare la fattura elettronica ai pazienti?

Dipende dalla prestazione. Se è sanitaria, verso il paziente (persona fisica) la fattura elettronica tramite SDI è vietata, per la tutela dei dati sanitari: si emette una fattura non elettronica e si trasmette la spesa al Sistema Tessera Sanitaria. Se invece la prestazione non è sanitaria (un prodotto, un servizio senza finalità di cura), la fattura elettronica va emessa via SDI come una normale fattura B2C.

Quando è obbligatoria la fattura elettronica per uno studio medico?

Sempre quando la fattura è intestata a chi non è una persona fisica — un’azienda o altro titolare di partita IVA, un ente, un’assicurazione o la Pubblica Amministrazione — a prescindere dal tipo di prestazione. E anche verso un paziente quando la prestazione non è sanitaria. In tutti questi casi va emessa in XML FatturaPA e inviata allo SDI. È vietata solo per le prestazioni sanitarie rese a una persona fisica.

Il divieto di fattura elettronica per le prestazioni ai pazienti è ancora in vigore nel 2026?

Sì, ed è diventato definitivo. Prima era una misura temporanea prorogata ogni anno; il D.Lgs. 12 giugno 2025, n. 81 ha eliminato la temporaneità, quindi dal 2026 il divieto vale a regime, senza più un termine da rinnovare.

Se non faccio la fattura elettronica al paziente, devo comunque inviare al Sistema TS?

Sì. Sono due cose diverse: l’invio al Sistema Tessera Sanitaria resta obbligatorio anche quando la fattura al paziente non è elettronica. È il canale con cui la spesa arriva all’Agenzia delle Entrate per il 730 precompilato.

E se la stessa fattura ha sia prestazioni sanitarie sia altre voci?

Conta il documento, non la singola riga. Se una stessa fattura al paziente mette insieme una prestazione sanitaria e una voce non sanitaria, l’intera fattura non può passare dallo SDI: si emette cartacea o in PDF e i dati vanno al Sistema TS. Le voci non sanitarie possono viaggiare in fattura elettronica via SDI solo se le emetti su una fattura separata, e a patto che non lascino desumere lo stato di salute del paziente. È il caso di chi, come podologi, fisioterapisti e logopedisti, affianca alla prestazione anche prodotti o servizi non sanitari. I casi limite sono chiariti nella circolare 14/E/2019 dell’Agenzia delle Entrate.

Due canali, un solo flusso

Per uno studio medico la fattura elettronica non è una regola sola ma un bivio a due criteri: vietata per le prestazioni sanitarie al paziente, dovuta negli altri casi — comprese le prestazioni non sanitarie al paziente e tutte le fatture ad aziende, enti e PA — con il Sistema TS che corre in parallelo per le sole spese sanitarie. Tenere queste strade su un flusso solo, che parte dalla prestazione, è ciò che evita gli errori più costosi. Guarda la fatturazione medica e Sistema TS di DBMedica e richiedi una demo gratuita: fattura dalla prestazione, XML FatturaPA verso lo SDI, fatture e invio al Sistema TS per i pazienti, configurati sul tuo studio.

comunicare via email

Comunicare con i pazienti via email: guida per studi medici

30 Dicembre 2025
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L’email resta uno degli strumenti di comunicazione più sottovalutati negli studi medici. Mentre molte strutture si concentrano su SMS e WhatsApp per i promemoria, l’email offre possibilità che gli altri canali non coprono: inviare referti e documenti in modo sicuro, comunicare informazioni dettagliate prima di un intervento, e mantenere un rapporto continuativo con i pazienti senza i costi per messaggio tipici degli SMS. Il problema è che la maggior parte degli studi non ha mai strutturato una strategia di comunicazione via email, e finisce per usarla in modo disordinato — o per non usarla affatto.

Perché la comunicazione con i pazienti via email è ancora un problema

La comunicazione tra studio medico e paziente avviene tradizionalmente per telefono: la segreteria chiama per confermare appuntamenti, il paziente chiama per chiedere risultati, il medico detta al telefono indicazioni post-visita che il paziente dimentica dieci minuti dopo.

Questo modello ha costi nascosti:

  • La segreteria passa ore al telefono per comunicazioni che potrebbero essere automatizzate: conferme, istruzioni pre-esame, invio documenti.
  • I referti vengono consegnati di persona o spediti per posta, costringendo il paziente a tornare in studio solo per ritirare un foglio. Oppure vengono inviati via email in modo improvvisato, senza verificare la sicurezza della trasmissione né il consenso del paziente.
  • Le informazioni pre e post-visita non vengono documentate. Il medico spiega a voce la preparazione per un esame o le indicazioni post-operatorie, il paziente non ricorda tutto, e lo studio non ha traccia di cosa è stato comunicato.
  • Non esiste una distinzione tra i canali. Lo stesso tipo di messaggio viene inviato a volte via SMS, a volte via email, a volte via WhatsApp personale del medico, senza una logica. Il risultato è confusione per il paziente e per lo studio.
  • Il GDPR viene ignorato o temuto eccessivamente. Alcuni studi inviano dati sanitari via email senza alcuna precauzione. Altri, per timore delle sanzioni, evitano completamente l’email e tornano alla carta. Entrambi gli estremi sono sbagliati.

Questi problemi colpiscono tutte le tipologie di struttura: dallo studio singolo al poliambulatorio multi-sede, dallo studio odontoiatrico al centro fisioterapico.

Come comunicare efficacemente con i pazienti via email

1. Definire quando usare l’email e quando usare altri canali

Non tutti i messaggi sono uguali, e non tutti i canali sono adatti a ogni situazione. Una regola pratica:

  • SMS: promemoria brevi e urgenti. L’SMS ha un tasso di apertura altissimo ed è ideale per i reminder appuntamento (24-48 ore prima). Il messaggio deve essere di poche righe: data, ora, luogo, eventuale istruzione.
  • WhatsApp: comunicazioni semi-informali che richiedono interazione. Utile quando serve una risposta rapida dal paziente (conferma, domanda logistica). Va usato con cautela per dati sanitari.
  • Email: comunicazioni strutturate, documenti allegati, informazioni dettagliate. L’email è il canale giusto per inviare referti, istruzioni pre-esame articolate, consensi informativi, fatture e comunicazioni che il paziente deve poter rileggere con calma.

La regola generale è: l’SMS notifica, il WhatsApp dialoga, l’email documenta. Quando lo studio ha chiaro quale canale usare per quale scopo, la comunicazione diventa più efficiente per tutti.

2. Creare template riutilizzabili per le comunicazioni ricorrenti

La maggior parte delle email inviate da uno studio medico ricade in poche categorie:

  • Invio referti e documenti: “In allegato trova il referto della visita del [data]. Per qualsiasi chiarimento, contatti lo studio.”
  • Istruzioni pre-esame: “In vista dell’esame del [data], La preghiamo di seguire le seguenti indicazioni…”
  • Conferma appuntamento: “Le confermiamo l’appuntamento per [prestazione] in data [data] alle ore [ora].”
  • Comunicazioni organizzative: chiusure estive, cambio orari, nuovi servizi disponibili.

Creare un template per ciascuna di queste categorie evita di riscrivere ogni volta lo stesso messaggio, riduce gli errori e garantisce un tono coerente. Il template deve includere: intestazione con i dati dello studio, corpo del messaggio con i campi variabili (nome paziente, data, prestazione), firma con contatti e orari.

3. Rispettare il GDPR nelle comunicazioni email

Le email che contengono dati sanitari — referti, diagnosi, prescrizioni — rientrano nella categoria dei dati particolari (ex dati sensibili) secondo il GDPR. Questo non significa che non si possano inviare via email, ma che bisogna adottare precauzioni specifiche:

  • Consenso esplicito: il paziente deve aver espresso il consenso all’invio di comunicazioni e documenti via email. Questo consenso deve essere documentato e conservato.
  • Indirizzo email verificato: l’email deve essere quella fornita direttamente dal paziente e registrata in anagrafica. Mai inviare dati sanitari a un indirizzo non confermato.
  • Protezione degli allegati: i referti contenenti dati sensibili dovrebbero essere inviati come PDF protetti da password, oppure tramite un link sicuro a un portale dove il paziente si autentica per scaricare il documento.
  • Oggetto email generico: l’oggetto dell’email non deve contenere informazioni sanitarie. “Documentazione disponibile” va bene; “Risultato ecografia addominale” no.
  • Nessun dato sanitario nel corpo dell’email: le informazioni cliniche devono stare nell’allegato protetto o nel portale, non nel testo dell’email visibile in anteprima.

Queste precauzioni non sono solo obblighi normativi: sono anche buone pratiche che aumentano la fiducia del paziente nella serietà dello studio.

4. Configurare un indirizzo email professionale e un server SMTP dedicato

Inviare referti e comunicazioni da un indirizzo Gmail personale (dottmariorossi@gmail.com) trasmette poca professionalità e presenta rischi concreti: i server di posta gratuiti hanno limiti di invio giornaliero, non permettono di personalizzare il mittente, e le email finiscono più facilmente nello spam.

Lo studio dovrebbe avere:

  • Un dominio email proprio (es. segreteria@studiomedicorossi.it)
  • Un server SMTP configurato per l’invio, che garantisce la consegna e permette di tracciare le email inviate
  • Un indirizzo di risposta (reply-to) monitorato dalla segreteria, perché i pazienti risponderanno alle email ricevute

Questa configurazione non richiede competenze tecniche avanzate: la maggior parte dei provider di hosting la include nel servizio.

5. Automatizzare le comunicazioni ripetitive

Le email di conferma appuntamento, i reminder, l’invio di documenti dopo la visita: sono tutte comunicazioni che seguono uno schema prevedibile e che possono essere automatizzate. L’automazione non significa impersonalità — il messaggio può contenere il nome del paziente, la prestazione specifica e i dettagli rilevanti — ma significa che la segreteria non deve comporre e inviare manualmente decine di email al giorno.

Per automatizzare efficacemente, servono due elementi:

  • Un gestionale che supporta l’invio email integrato con l’anagrafica pazienti e l’agenda
  • Template preconfigurati che il sistema compila automaticamente con i dati del paziente e dell’appuntamento

6. Evitare gli errori più comuni

Alcuni errori che gli studi medici commettono regolarmente con le comunicazioni email:

  • Inviare email massive senza segmentazione: una comunicazione sulla nuova convenzione odontoiatrica non interessa ai pazienti del reparto di fisioterapia. Inviare tutto a tutti genera disinteresse e disiscrizioni.
  • Non monitorare i bounce: se un indirizzo email non è più valido e le email rimbalzano, lo studio deve aggiornare l’anagrafica. Continuare a inviare a indirizzi inesistenti peggiora la reputazione del mittente.
  • Usare l’email per le urgenze: l’email non è un canale in tempo reale. Se serve comunicare un cambio di orario dell’appuntamento di domani, meglio un SMS o una telefonata.
  • Dimenticare il link di disiscrizione: per le comunicazioni di marketing (nuovi servizi, campagne) il GDPR richiede che il destinatario possa disiscriversi facilmente. Per le comunicazioni operative (referto, conferma appuntamento) la disiscrizione non è necessaria.

Come DBMedica gestisce le comunicazioni email con i pazienti

Le strategie descritte funzionano, ma implementarle manualmente — aprendo il client di posta, cercando l’indirizzo del paziente, allegando il documento giusto, compilando il template — richiede tempo e introduce margine di errore. Un gestionale specializzato permette di centralizzare e automatizzare queste comunicazioni. Vediamo come DBMedica affronta ciascuno di questi aspetti.

Email SMTP personalizzabile

DBMedica consente di configurare un server SMTP dedicato direttamente dalle impostazioni del sistema. Lo studio imposta il proprio dominio email, le credenziali del server e l’indirizzo mittente: tutte le email inviate dal gestionale — referti, conferme, notifiche — partono dall’indirizzo professionale dello studio, non da un generico sistema terzo. Questo migliora la consegnabilità dei messaggi e rafforza l’identità dello studio nelle comunicazioni con i pazienti.

Invio referti via email direttamente dalla cartella clinica

Quando il medico completa un referto, DBMedica permette di inviarlo al paziente via email con pochi clic, direttamente dalla cartella clinica. Il documento viene allegato in formato PDF e l’email utilizza i template configurati dallo studio. Non serve aprire un programma di posta esterno, cercare l’indirizzo del paziente o allegare manualmente il file: il gestionale recupera tutto dall’anagrafica e dalla cartella del paziente.

In alternativa, il referto può essere reso disponibile tramite il portale pazienti, dove il paziente accede con le proprie credenziali per consultare e scaricare i propri documenti in modo sicuro.

Notifiche automatiche e reminder

DBMedica include un sistema di notifiche automatiche configurabili per diversi eventi: conferma appuntamento, promemoria prima della visita, comunicazioni post-visita. Per ciascun tipo di notifica, lo studio sceglie il canale preferito — email, SMS o entrambi — e personalizza il testo del messaggio. I reminder possono essere programmati con l’anticipo desiderato e vengono inviati automaticamente senza intervento della segreteria.

Campagne email segmentate

Per le comunicazioni di marketing — nuovi servizi, apertura di nuove disponibilità, comunicazioni stagionali — DBMedica offre la funzione campagne marketing con la possibilità di segmentare i destinatari per categorie di pazienti. Questo evita l’errore di inviare comunicazioni generiche a tutta l’anagrafica: lo studio può indirizzare un messaggio solo ai pazienti di una certa specialità, fascia di età o sede.

Anagrafica pazienti con consensi GDPR integrati

La gestione dei consensi privacy in DBMedica è collegata direttamente all’anagrafica del paziente. Lo studio configura le informative e i consensi obbligatori — compreso il consenso all’invio di comunicazioni elettroniche — e il sistema traccia chi ha acconsentito e chi no. Quando si inviano comunicazioni via email, il gestionale tiene conto dei consensi registrati, garantendo la conformità alle normative sulla privacy.

WhatsApp Business come canale complementare

Oltre all’email e agli SMS, DBMedica supporta l’integrazione con WhatsApp Business per le notifiche ai pazienti. Lo studio può configurare il canale WhatsApp e utilizzarlo in combinazione con l’email, scegliendo il canale più appropriato per ogni tipo di comunicazione: WhatsApp per i promemoria rapidi, email per i documenti e le comunicazioni strutturate.

Struttura le comunicazioni del tuo studio con gli strumenti giusti

Un sistema di comunicazione email ben organizzato riduce il carico della segreteria, migliora l’esperienza del paziente e garantisce la conformità al GDPR. Richiedi una demo gratuita di DBMedica per scoprire come l’invio referti integrato, le notifiche automatiche multi-canale e la gestione consensi possono trasformare il modo in cui il tuo studio comunica con i pazienti.

fatturare pazienti esteri

Come fatturare a un paziente straniero senza codice fiscale: guida per lo studio medico

23 Dicembre 2025
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Un paziente arriva senza tessera sanitaria italiana: è in vacanza, studia qui per un semestre, o vive all’estero e si è fatto visitare mentre era in Italia. La prestazione la fai comunque, e comunque devi emettere il documento fiscale. La domanda pratica è una sola: come si fattura a un paziente straniero senza codice fiscale italiano, senza sbagliare l’IVA e senza mandare al Sistema Tessera Sanitaria dati che non gli competono. Vediamolo per casi, con i riferimenti da controllare, e alla fine cosa cambia se il documento lo prepara il gestionale. Se cerchi lo strumento per tenere insieme fatture e invii, guarda la fatturazione medica e Sistema TS di DBMedica.

Il paziente straniero ha sempre un codice fiscale italiano?

No, e da qui nascono quasi tutti i dubbi. Prima di emettere il documento conviene capire in quale dei tre casi ti trovi, perché cambia come lo intesti e cosa devi comunicare dopo.

  • Straniero residente in Italia. Ha un codice fiscale italiano regolare, come qualunque altro paziente. Si fattura e si tratta come un residente a ogni effetto; se sei fra i soggetti obbligati alla comunicazione, la spesa sanitaria va al Sistema TS come per gli altri pazienti, salvo opposizione del paziente.
  • Non residente con codice fiscale italiano. Chi vive all’estero può comunque avere ottenuto un codice fiscale italiano (per esempio un codice numerico a undici cifre attribuito dall’Agenzia delle Entrate ai non residenti). Se ce l’ha, il documento porta quel codice.
  • Straniero senza alcun codice fiscale italiano. È il caso più frequente con i pazienti in transito. Qui il documento si intesta con i dati anagrafici completi — nome, cognome, data di nascita, indirizzo e Stato estero di residenza — senza un codice fiscale italiano che non esiste.

Come si intesta la fattura a un paziente estero senza codice fiscale

Quando il codice fiscale italiano non c’è, il documento resta valido lo stesso: al posto del codice mancante si indicano i dati anagrafici e lo Stato estero del paziente, che diventano l’elemento di identificazione. È lo stesso principio che vale per qualunque cliente privato non residente né stabilito in Italia.

Sul formato la regola è netta: verso un paziente persona fisica la prestazione sanitaria non si trasmette come fattura elettronica al Sistema di Interscambio (SdI). Vale anche quando non sei tenuto all’invio al Sistema TS e anche quando il paziente non è residente: al paziente si emette sempre una fattura cartacea o in PDF. La fattura elettronica via SdI è invece dovuta solo quando il documento è intestato a un’azienda, a un ente o a una compagnia di assicurazione — cioè quando l’intestatario non è il paziente. Per i dati anagrafici da riportare e per gli eventuali obblighi sulle operazioni transfrontaliere conviene allinearsi con il proprio commercialista e con le FAQ dell’Agenzia delle Entrate sulle fatture verso soggetti stranieri, invece di applicare una regola secca uguale per tutti.

Quale IVA si applica a un paziente straniero?

La stessa che applichi a un paziente italiano. Le prestazioni sanitarie rese dai medici e dagli altri operatori sanitari sono esenti da IVA ai sensi dell’articolo 10, comma 1, n. 18, del D.P.R. 633/1972, e l’esenzione dipende dal tipo di prestazione, non dalla nazionalità o dalla residenza del paziente. Sui documenti esenti da IVA resta l’imposta di bollo di 2 euro quando l’importo supera 77,47 euro, esattamente come per un paziente italiano.

La fattura a un paziente straniero va al Sistema TS?

Qui sta l’equivoco più comune. Il Sistema Tessera Sanitaria raccoglie le spese sanitarie per il 730 precompilato del contribuente italiano: l’invio riguarda i soggetti obbligati alla comunicazione e le prestazioni sanitarie rese ai pazienti, salvo opposizione dell’interessato. Il codice fiscale italiano è il dato con cui la spesa viene attribuita alla persona giusta: è una condizione necessaria, non l’unico criterio. Ciò che conta, prima di tutto, è se il paziente ha o no un codice fiscale italiano — senza, di norma la spesa resta fuori dall’invio.

  • Paziente con codice fiscale italiano (residente in Italia o non residente con codice attribuito): se rientri fra i soggetti obbligati, la spesa va comunicata al Sistema TS come per gli altri pazienti, salvo opposizione.
  • Paziente senza codice fiscale italiano: mancando il dato con cui si attribuisce la spesa nel 730, quella spesa di norma non si trasmette al Sistema TS. La fattura resta regolare a ogni altro fine, ma non entra nei dati inviati.

I riferimenti aggiornati stanno sulla pagina Normativa del Sistema Tessera Sanitaria, gestita dal Ministero dell’Economia e delle Finanze. In caso di dubbio sul singolo paziente — per esempio un non residente che dichiara un codice fiscale italiano — è quella la fonte da controllare, insieme al commercialista.

Come DBMedica ti aiuta a fatturare ai pazienti stranieri

Il problema pratico non è la singola fattura: è tenere insieme casi diversi — chi ha il codice fiscale italiano e chi no, chi va al Sistema TS e chi ne resta fuori — senza doverci pensare documento per documento. DBMedica è un software gestionale medico in cloud per studi e centri medici, che tiene insieme agenda, cartella clinica, fatturazione e invio al Sistema TS. Sul paziente straniero fa tre cose concrete.

L’anagrafica del paziente estero, con dati e Stato di residenza

Registri il paziente con i suoi dati anagrafici e lo Stato estero di residenza anche quando non ha un codice fiscale italiano: l’anagrafica è completa e utilizzabile in fattura, senza inventare un codice che non esiste.

La fattura dalla prestazione, con IVA e bollo al posto giusto

La prestazione registrata in agenda diventa fattura senza riscrivere niente, con l’esenzione IVA e l’imposta di bollo calcolate secondo il regime del professionista. Quando il documento è intestato a un’azienda, a un ente o a un’assicurazione — non al paziente — il gestionale genera la fattura elettronica in formato FatturaPA e ne segue lo stato; per il paziente privato emetti la fattura come richiede il caso.

L’esclusione dal Sistema TS quando non è dovuta

Le fatture da comunicare al Sistema TS le selezioni e le invii tu; una fattura a un paziente senza codice fiscale italiano resta fuori dai dati da trasmettere, con lo stesso meccanismo con cui escludi le spese per cui l’invio non va fatto. Non devi ricordarti, documento per documento a fine anno, quali pazienti erano stranieri.

Domande frequenti sulla fattura al paziente straniero

Come fatturo a un paziente straniero senza codice fiscale italiano?

Emetti il documento intestandolo con i dati anagrafici completi del paziente — nome, cognome, data di nascita, indirizzo — e lo Stato estero di residenza, al posto del codice fiscale italiano che non ha. La prestazione sanitaria resta esente IVA, con l’imposta di bollo dove dovuta.

La spesa di un paziente estero va inviata al Sistema TS?

Dipende soprattutto dal codice fiscale, più che dalla nazionalità. Se il paziente ha un codice fiscale italiano e tu sei fra i soggetti obbligati alla comunicazione, la spesa va al Sistema TS come per gli altri pazienti, salvo opposizione; se il codice fiscale italiano non c’è, manca il dato con cui la spesa viene attribuita nel 730 precompilato e quindi di norma non si trasmette.

La prestazione a un paziente straniero è soggetta a IVA?

No: le prestazioni sanitarie rese da medici e operatori sanitari sono esenti da IVA ai sensi dell’articolo 10, comma 1, n. 18, del D.P.R. 633/1972, indipendentemente dalla residenza del paziente. Sull’esenzione resta dovuta l’imposta di bollo di 2 euro oltre i 77,47 euro.

Devo fare la fattura elettronica per un paziente non residente?

No. Verso un paziente persona fisica la prestazione sanitaria non si trasmette come fattura elettronica al Sistema di Interscambio: si emette una fattura cartacea o in PDF. Vale anche se non sei tenuto all’invio al Sistema TS e anche se il paziente non è residente in Italia. La fattura elettronica via SdI serve solo quando il documento è intestato a un’azienda, a un ente o a un’assicurazione, non al paziente. Per i dettagli del caso concreto puoi confrontarti con il commercialista e con le FAQ dell’Agenzia delle Entrate sulle fatture verso soggetti stranieri.

Un caso in più da gestire, non un caso da temere

Fatturare a un paziente straniero senza codice fiscale italiano non è complicato una volta chiariti i tre punti: lo identifichi con i dati anagrafici e lo Stato estero, applichi l’esenzione IVA come a chiunque, e se non ha un codice fiscale italiano quella spesa di norma non entra nel Sistema TS. Il resto è tenere questi casi in ordine mano a mano, non a fine anno. Guarda la fatturazione medica e Sistema TS di DBMedica e richiedi una demo gratuita: anagrafiche con Stato estero, fatture dalla prestazione con IVA e bollo a posto, e le spese da inviare al Sistema TS già selezionate, con escluse quelle non dovute.

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